Innkalling til

ekstraordinært sameiermøte i

Skogen Boligsameie

Torsdag 26. august 2004 kl. 18.00

Voksen Kirke (underetasje), Jarbakken 7

Styret innkaller til ekstraordinært sameiermøte i henhold til vedtektenes § 6. Bakgrunnen for møtet er Skogen Boligsameies behov for oppgradering av heisene. Vi anmoder sameierne om å ta med det vedlagte adgangstegn i utfylt stand til møtet.  Vedlagt følger også fullmaktsdokument for sameiere som vil la seg representere ved fullmektig.  Fullmektigen må i så fall medbringe dokumentet i utfylt stand og undertegnet av sameieren(e).  Stemmesedler utleveres ved registrering.  Vennligst møt frem i god tid før kl. 18.00.

Saksliste:

1. Konstituering av møtet med godkjennelse av innkallelsen, fullmakter og valg av protokollfører, tre sameiere til tellekorpset og to til å underskrive protokollen.
2. Forslag fra styret om oppgradering av heisene i Skogen Boligsameie.

Fullmaktsskjema og adgangstegn til sameiermøtet er vedlagt sakspapirene.

Oslo, 10. august 2004

Styret

Sak 2              Oppgradering av heiser

Vi har hatt gjentatte problemer med heisene både m.h.t. regularitet og hendelser av mer sikkerhetsmessig karakter. En oppgradering av heisene er derfor nødvendig. På sameiermøtet 9. mars 2004, ble det både diskutert modernisering av heisene med gjenbruk av eksisterende heisdører, og komplett utskifting av heis med heisdører. Ut fra en vurdering om at heisdørene ofte er årsak til problemer vedtok sameiet:

• Sameiermøtet vedtar å skifte ut heisene komplett med dører.
• Styret gis fullmakt til å sluttforhandle en avtale med heisleverandør. Styret trekker Bente Hemstad inn i prosessen.
• Styret gis fullmakt til å finansiere heisene med engangsinnbetalinger inntil kr 7500.-

Styret har mottatt tilbud fra 3 heisleverandører, Thyssen Elevator AS, Reber Schindler Heis AS og Schindler Stahl Heiser AS, m..ht. komplett uskifting. Styret med Bente Hemstad har avholdt avklaringsmøter med de to mest aktuelle leverandørene, Stahl og Reber. Etter dette er det klart at Stahl definitivt gir det beste tilbudet både m..ht. anskaffelseskostnad og levetidskostnad. Det viser seg at en komplett utskifting av heisene koster vesentlig mer enn det som ble antatt på sameiermøtet, hovedsaklig fordi det har kommet nye heisforskrifter. Finansiering med en engangsinnbetaling på kr. 7 500 vil derfor ikke være tilstrekkelig.

Det er to parametre som betyr mye for prisen: Heiskupeens areal og hastighet.

Hastighet:

• Dagens heiser har hastighet 1.6 m/s og ”sen døråpning”. Nye heiser har rask og tidlig døråpning slik at dørene praktisk talt er åpne når heisen stanser (men uten økt sikkerhetsrisiko). I tillegg lukkes dørene langt raskere enn i dag. Stahl tilbyr heis med både 1.6 m/s og 1.0 m/s hastighet, og mener at ny heis med hastighet 1.0 m/s sannsynligvis vil føles omtrent som dagens hastighet  (1.6 m/s) p.g.a. raskere  åpning og lukking av dørene.

Areal og bredder:

• Endringene i heisforskriftene medfører bl.a. redusert areal i forhold til tillatt lastevekt i heiskupeen. Dagens heis har BxD = 1.4m x 2.1m = 2.9 m² og tillater

1 000 kg lastevekt, mens en ny heis for 1 000 kg har BxD = 1.1m x 2.1m = 2.3 m².  For å beholde dagens bredde må vi gå opp én vektklasse til 1 350kg (med hastighet 1.6 m/s). Velger vi hastighet 1.0 m/s tilbyr Stahl (av tekniske årsaker) heiskupe med BxD = 1.15m x 2.45m = 2.8 m², dvs ca. dagens areal, men en mer avlang utgave. En rullestol kan ikke snu med en bredde = 1.15m, men heisen vil ha speil i bakkant for manøvrering og vil være godkjent for handikappede. Med hensyn til transport av alle typer bagasje, barnevogner, rullestoler, traller etc. kan det være praktisk å beholde dagens bredde = 1.4 m. (Heisens dybde = 2.1 m kreves m.h.t. til syketransport/båre og kan ikke fravikes.)

Både hastighet og areal på heiskupeen har relativt stor effekt på prisen og vil derfor bli beskrevet som 4 separate alternativer nedenfor.

Vedlikeholdskostnader og alarmtilknytning:

• De første 5 årene (innenfor garantitiden) vil vedlikeholdskostnaden være

kr 19 840/år. Deretter anbefaler styret en totalvedlikeholdsavtale til kr 35 960/ år p.g.a. størst forutsigbarhet og sannsynligvis gunstigst pris. Eventuelle problemer og skader som skyldes hærverk kommer utenom. Alarmtilknytning vil koste kr 4 910/år, til sammenligning med dagens kostnad på ca kr 10 000/år.

• Dagens vedlikeholdskostnad for heisene er kr 186 000 /år. Dersom det vedtas å skifte ut heisene, vil denne kostnaden bortfalle f.o.m. 2005, og erstattes med den nye vedlikeholdskostnaden (kr 19 840/år) fra ca 1. mai 2005.  Styret vil komme med forslag til disponering av disse midlene i 2005.

Generelt kommer utrykninger og reparasjoner utenom normal arbeidstid i tillegg.

Tabellen nedenfor viser til ”Årlig levetidskostnad” (inkl. mva) som er beregnet ut fra:

Årlig levetidskostnad   =  anskaffelsespris + {(årlig vedlikeholdspris) x (forventet levetid)}/(forventet levetid)

I beregningene er det antatt lik fordeling mellom boenhetene m.h.t. anskaffelseskostnad. På sameiermøtet i 2004 kom Bente Hemstad med følgende protokolltilførsel: ”Kjøpesum og kostnader fordeles i tråd med gjeldende lovverk.” Styret har forelagt dette for sameiets advokat Jan Jansen. (Se notatet fra Advokatfirmaet Arntzen de Besche.)  Ut fra dette vurderer styret at det er riktig å fordele kostnadene likt mellom seksjonene.

Ved valg av komplett ny heis med bestilling av heis 1. september 2004 kan den ekstraordinære innbetalingen fra boenhetene deles opp i tre like store beløp med forfallsdato:

20. september 2004, 1. febuar 2005 og 1. april 2005.

Videre kan installasjonen av nye heiser starte ca 3. januar 2005 og være ferdig montert ca 1. mai. En heis vil holdes i gang under hele installasjonstiden, med unntak av noen nødvendige mindre stopp, som vil bli varslet på forhånd.

Styret vil anbefale full utskifting av heisene i tillegg til at vi beholder både dagens areal og hastighet, d.v.s. alternativ 1 i tabellen. Dette alternativet vil i tillegg gi økt effektivitet p.g.a. raskere døråpningstid. Tar man i betraktning at vi vil ha disse heisene i 25-30 år, blir det en relativt liten prisforskjell i forhold til de andre alternativene, som alle har lavere funksjonalitet m.h.t. areal og/eller hastighet.

Styrets forslag:

1. Sameiermøtet vedtar utskifting av heisene basert på tilbud fra Schindler Stahl Heiser AS om nye heiser med innvendig flatemål 1.4 x 2.1 m og hastighet 1.6 m/s.

2. Kostnadene ved anskaffelsen er kr 2 451 480 og  skal innbetales i perioden fra kontraktsinngåelse til akseptanse av heisene. Dette beløpet dekkes ved tre ekstraordinære innbetalinger a kr 4 050/ seksjon totalt kr 12 150/  seksjon. De ekstraordinære innbetalingene har forfall

20. september 2004, 01. februar 2005, 01. april 2005.